Alle artikelen

5 handige tips voor je boekhouding als ZZP'er

De administratie die bij het werken als zelfstandige komt kijken is vast niet één van de redenen dat je ZZP’er bent geworden. De meeste ZZP’ers zien hun boekhouding als een noodzakelijk kwaad dat ze liever uitstellen, maar wanneer je je boekhouding vanaf het begin goed organiseert hoeft het niet zó vreselijk te zijn.

5 handige boekhoudtips voor zzp'ers en freelancers

Gebruik de volgende tips om je boekhouding zodanig in te richten dat het in de toekomst zo min mogelijk van je tijd in beslag zal nemen.

1. Bespaar tijd door te automatiseren

We leven tegenwoordig in een digitaal tijdperk waarin steeds meer geautomatiseerd wordt. Dus waarom ook niet je boekhouding? Het is als ZZP’er aan te raden om voor een gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma te kiezen waarbij je overal kunt inloggen om de huidige financiële status van je bedrijf te kunnen bekijken. Je kunt vaak zelf kiezen hoe simpel of uitgebreid je het boekhoudprogramma wilt hebben.

In de meeste software zullen de bedragen van je verkoop- en inkoopfacturen die je hebt verwerkt automatisch ook opgenomen worden in de BTW-rapportage, de balans en de winst-en-verliesrekening. Je hoeft dus niet zelf alle bedragen in een Excel-sheet in te vullen en zo vermijd je ook type- of rekenfoutjes. Alle posten komen automatisch overeen en jij bespaart jezelf tijd en hoofdpijn om uit te vogelen waar welk bedrag moet komen te staan.

Daarnaast kun je in veel boekhoudprogramma’s periodiek factureren; dat wil zeggen automatisch wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse facturen aan dezelfde klant laten versturen. Je hoeft het dan maar één keer goed in te stellen om er vervolgens niet meer naar om te kijken. Vooral handig als je producten of diensten op abonnementsbasis aanbiedt en veel vaste klanten hebt.

Er zijn nog veel meer dingen die je kunt automatiseren in boekhoudprogramma’s. Door dit zoveel mogelijk te doen houd je als ZZP’er meer tijd over die je kunt besteden aan taken waar je echt om geeft!

2. Verzend duidelijke facturen

Als ZZP’er of freelancer is het belangrijk dat je op tijd betaald krijgt, daarom is het essentieel dat er bij je klant geen twijfels bestaan over de inhoud van je factuur. Het moet 100% duidelijk zijn welk bedrag ze aan jou moeten betalen voor welke producten of diensten en hoe ze dit moeten betalen.

Hoe zorg je ervoor dat je factuur duidelijk is? Kies een goed gestructureerde template waarin je alle benodigde informatie kwijt kunt en wees secuur bij het invullen van de informatie. Je wilt geen fouten maken die je later weer met een creditnota moet corrigeren. Dit vervuilt je boekhouding onnodig en maakt het verwarrend. Je facturen moet je zien als je tweede visitekaartje. Als je facturen er duidelijk en professioneel uitzien kan dat veel doen voor je reputatie.

3. Registreer je uitgaven meteen

Wacht niet zo lang met het registreren en opslaan van je zakelijke bonnetjes dat je ze helemaal vergeet of kwijtraakt. Maak er een gewoonte van om je uitgaven direct of op de dag zelf te registreren zodat je geen aftrekbare BTW misloopt.

Dit kan heel makkelijk met behulp van een mobiele app versie van een boekhoudprogramma. Vaak kun je hiermee een foto maken van een bonnetje of factuur en alle gegevens worden automatisch uitgelezen en opgeslagen in je boekhouding.

Als je er een gewoonte van maakt hoeft het registreren van je uitgaven niet zo lang te duren als het sorteren van de bekende schoenendoos vol bonnetjes eens per kwartaal!

4. Sla al je belangrijke documenten digitaal op in de cloud

De Belastingdienst verplicht je als ZZP’er om je administratie tenminste 7 jaar te bewaren. Daarom is het verstandig om ervoor te zorgen dat al je bedrijfsgegevens veilig online in de cloud opgeslagen zijn. Zo voorkom je dat je belangrijke gegevens verliest wanneer je laptop of hard drive stuk gaat of er onverwachts schade toegebracht wordt aan je werkplek.

Zorg ervoor dat je documenten goed georganiseerd zijn als je zelf een online back-up maakt van je boekhouding. Scheid het bijvoorbeeld per maand, en in facturen, offertes, uitgaven etc.

In een boekhoudprogramma worden alle documenten automatisch in de cloud opgeslagen en hoef je alleen in te loggen om ze terug te kunnen vinden. Elke factuur die je maakt of uitgave die je uploadt blijft dan zichtbaar.

5. Wees consequent met het bijhouden van je boekhouding

Probeer een vaste routine te krijgen in het bijhouden van je administratie. Registreer bijvoorbeeld aan het eind van elke werkdag al je uitgaven en plan een vaste dag in de week in om de betaalstatus van je facturen te controleren en eventueel betalingsherinneringen te versturen.

Als het bijhouden van je boekhouding een vast onderdeel wordt van je week, stapelt het zich ook niet op tot een ellendig klusje!