Alle artikelen

5 musts voor een goed factuurprogramma

In dit huidige digitale tijdperk heb je een online tool voor werkelijk alles dat je maar kunt bedenken. Maar heb je ook daadwerkelijk een factuurprogramma nodig voor je onderneming of kom je nog weg met een factuur in Word of Excel?

Factuurprogramma Debitoor helpt ondernemers

Factureren lijkt soms slechts een vervelend administratief klusje dat je zo snel mogelijk gedaan wilt hebben om betaald te krijgen. Als je je echter wilt onderscheiden van de concurrentie en een sterk merk en professioneel imago op wilt bouwen, dan is het essentieel dat je je facturen gaat zien als je nieuwe visitekaartje (want hoe vaak geef je die nog weg?).

Er zijn veel soorten factuur- en boekhoudprogramma’s, van heel simpel tot heel uitgebreid en van heel goedkoop tot heel duur. Dus waar moet je nu op letten bij het kiezen van een factuurprogramma?

We bespreken de volgende 5 essentiële kenmerken van een goed factuurprogramma:

  • Een aanpasbaar factuur design
  • Templates die voldoen aan alle factuureisen
  • Helder overzicht van de betaalstatus van je facturen
  • Automatische verwerking van facturen in je boekhouding
  • De mogelijkheid om online betalingen te ontvangen

1. Een aanpasbaar factuur design

Zorg ervoor dat je in de software het design van je factuur kunt aanpassen en het als template op kunt slaan voor je volgende facturen. Zo hoef je maar één keer goed aandacht te besteden aan het design van je factuur en de rest van de keren is het puur een kwestie van gegevens invullen.

Het is vooral belangrijk dat je een simpel kleurenschema kunt kiezen die bij je merk past en je je logo op de factuur kunt plaatsen. Zo is direct zichtbaar dat de factuur van jouw bedrijf afkomstig is. Je hoeft echt geen designer te zijn, een goed factuurprogramma maakt het voor iedereen makkelijk om professioneel ogende facturen te creëren die perfect bij je bedrijf passen.

2. Templates die voldoen aan alle factuureisen

Je facturen kunnen er wel goed uitzien, maar ze moeten natuurlijk ook voldoen aan de factuureisen die de Belastingdienst stelt. Het is daarom belangrijk dat je alle vereiste gegevens kwijt kan in de templates die gebruikt worden in een factuurprogramma.

Kun je bijvoorbeeld een factuurnummer invullen of wordt die zelfs automatisch toegewezen? Kun je uit alle BTW-tarieven kiezen? Wordt je KvK-nummer automatisch toegevoegd? Een goed factuurprogramma vult zoveel mogelijk gegevens automatisch voor je in.

Factureren naar het buitenland

Doe je zaken in het buitenland? Dan heb je hoogstwaarschijnlijk nog meer eisen voor je facturen. Let er met name op dat je je BTW kunt verleggen en eventueel een andere valuta kunt kiezen. Goede software biedt ook de mogelijkheid aan om in andere talen te factureren als extra service naar je klant toe. Lees meer over factureren naar het buitenland.

3. Helder overzicht van de betaalstatus van je facturen

De belangrijkste reden voor het factureren blijft natuurlijk om door je klant betaald te krijgen voor de diensten of goederen die je hebt geleverd. Krijg je niet (op tijd) betaald dan heeft je bedrijf weinig kans van slagen. Daarom is het belangrijk dat je in een factuurprogramma goed overzicht kunt houden op de betaalstatus van je facturen.

Het voordeel van een factuurprogramma vergeleken met een map vol Word-facturen, is dat je in één oogopslag kunt zien of je factuur al is betaald, achterstallig is of nog openstaat. Zo weet je meteen welke bedragen je nog tegoed hebt en of het al tijd is om je klant een betalingsherinnering te sturen.

Het is helemaal handig wanneer een factuurprogramma een mobiele app heeft, zodat je ook onderweg naar een klant het laatste overzicht kunt bekijken.

4. Automatische verwerking van facturen in je boekhouding

De meeste factuurprogramma’s bieden ook boekhoudfuncties aan. Ze zorgen ervoor dat de juiste bedragen van je facturen goed worden opgenomen als verschillende posten op je balans, je BTW-aangifte of je winst-en-verliesrekening.

Zo kun je zelf beter zien wat de huidige financiële status van je bedrijf is en ben je niet alleen afhankelijk van je boekhouder. Ook krijg je een beter idee of het goed gaat met je bedrijf of dat je misschien nog dingen moet veranderen.

5. De mogelijkheid om online betalingen te ontvangen

Tegenwoordig doen we bijna al onze betalingen met bankierapps. Hoe makkelijker het wordt voor je klant om jou te betalen, hoe sneller je de betaling binnen hebt. Daarom is het ideaal als een factuurprogramma een online betaalwijze geïntegreerd heeft, zodat de klant jou direct online kan betalen nadat hij je factuur geopend heeft.

Er zijn ook factuurprogramma’s die een integratie hebben met bepaalde kaartlezers of pinautomaten. Dit is ontzettend handig wanneer je een business hebt waarbij klanten bij je pinnen en de aankopen automatisch als facturen in je boekhouding opgenomen worden.

Een gebruiksvriendelijk factuurprogramma

Bij Debitoor zijn we ook van mening dat elke ondernemer zonder achtergrond zijn boekhouding moet kunnen begrijpen en doen. Zeker wanneer je net gestart bent wil je kosten besparen door zoveel mogelijk zelf te doen. Maar dat betekent ook dat je kostbare tijd moet besteden aan zaken die misschien niet echt je passie zijn.

Daarom voldoet ons factuurprogramma aan alle 5 de kenmerken en hebben we Debitoor zo gebruiksvriendelijk en simpel mogelijk gemaakt. Ons uiteindelijke doel is dat elke ondernemer waar en wanneer dan ook op een professionele manier zijn of haar eigen facturatie en boekhouding kan beheren.