Design facturen en offertes die je onderscheiden van de concurrentie

Vaak wordt factureren door ondernemers gezien als een saaie administratieve handeling om gewoon zo snel mogelijk betaald te krijgen. Veel ondernemers vergeten dat het design en de uitstraling van facturen en offertes kan bijdragen aan het neerzetten van een professioneel imago en identiteit (‘brand identity’) en belangrijk zijn voor de indruk die je bij je klanten achterlaat.

Design facturen om je te onderscheiden met Debitoor

Een belangrijke situatie is bijvoorbeeld wanneer een klant meerdere offertes van verschillende bedrijven op zijn bureau heeft liggen en jouw offerte er meteen bovenuit springt. Je toont hiermee aan dat je alle aspecten van je business professioneel aanpakt en aandacht besteedt aan details. Eigenschappen die opdrachtgevers graag zien en waar ze ook bereid zijn om voor te betalen.

Daarnaast laat een herkenbare en passende huisstijl voor al je communicatie ook zien dat je goed weet wat je uit wilt stralen als ZZP’er of bedrijf. Niet alleen naar je klanten en zakenpartners toe, maar eventueel ook naar je eigen personeel.

Hoe creëer je een sterke huisstijl voor je facturen en offertes?

Je hoeft geen designer te zijn of in te huren om professionele facturen en offertes te ontwerpen. Tegenwoordig bieden veel factuurprogramma’s je verschillende templates aan die je met een paar klikken kunt personaliseren voor jouw bedrijf. De volgende 6 tips kunnen je hierbij helpen:

1. Bedenk wat je wilt uitstralen

Voor alle visuele aspecten van je communicatie geldt: bedenk eerst goed welk beeld je uit wilt stralen naar je doelgroep toe en vat dat samen in een paar kernwoorden. Denk aan woorden als: toegankelijk, uniek, vriendelijk, professioneel, exclusief etc. Zo zal een kinderdagverblijf hele andere kernwoorden kiezen dan een zelfstandige consultant.

Zeker wanneer je personeel hebt is het handig om dit beeld duidelijk te hebben, zodat iedereen op één lijn zit en niet onverwachts afwijkt.

2. Gebruik herkenbare kleuren

Kies een simpel kleurenschema gebaseerd op de kleur van bijvoorbeeld je logo of website. Zijn er kleuren die je vaak gebruikt voor je bedrijf? Perfect, trek dat dan ook (subtiel) door naar het design van je facturen.

Mix een herkenbare bedrijfskleur met neutrale kleuren op je factuur. Voor teksten is het vaak handig om een sterk contrasterende tint te kiezen, zodat de tekst goed leesbaar blijft op zowel een lichte of donkere achtergrond. Je wilt natuurlijk wel dat je klant alle informatie zonder problemen kan lezen.

Onderscheid je facturen met je bedrijfskleuren met Debitoor

3. Plaats je logo duidelijk op de factuur

Je logo is het allerbelangrijkste als het gaat om het opbouwen van een ‘brand identity’. Het moet simpel en vooral herkenbaar zijn. Klanten moeten het logo meteen met jou associëren en het moet een goede representatie zijn van waar jouw bedrijf voor staat.

Op je facturen en offertes is het het beste als je logo altijd duidelijk zichtbaar is bovenaan het document. Zo kan het een snel herkenningspunt zijn voor opdrachtgevers die meerdere facturen moeten betalen of verschillende offertes moeten bekijken.

4. Kies een goed leesbaar lettertype

Uiteraard is niks belangrijker dan dat je klant weet welk bedrag hij of zij aan jou moet betalen, dus voorop staat dat je factuur goed leesbaar is. Ga niet los op Comic Sans MS, maar kies een zakelijk lettertype dat goed leesbaar en bij voorkeur net iets persoonlijker is dan Arial.

Met de keuze van de kleur, dikte of grootte van een lettertype kun je ook meer nadruk leggen op bepaalde belangrijke informatie. Zo is het altijd aan te raden om het totaalbedrag van je factuur dikgedrukt of met een opvallende (achtergrond)kleur te benadrukken, zodat je klant zich niet vergist in het bedrag dat hij moet betalen.

5. Zorg ervoor dat alle informatie goed is georganiseerd

De klant die je factuur of offerte ontvangt moet alle informatie snel op een logische plek kunnen vinden. Zorg ervoor dat je factuur overzichtelijk en goed georganiseerd is door duidelijke kopjes te gebruiken en bij elkaar horende informatie in dezelfde kolom te plaatsen.

Aangezien je graag zo snel mogelijk betaald wilt krijgen voor je factuur, is het belangrijk dat je betaalinformatie en betaalwijze makkelijk te vinden zijn. Kan je klant ook online je factuur betalen? Zorg er dan voor dat duidelijk beschreven is hoe je klant dat kan doen.

Zo verzeker je dat er van jouw kant in ieder geval geen belemmeringen zijn voor je klant om de factuur te kunnen betalen.

6. Wees consistent in hoe je communiceert

Wanneer je een huisstijl hebt bepaald voor je facturen en offertes, dan is het belangrijk dat je dit consistent blijft toepassen, ook in de rest van je communicatie. Denk bijvoorbeeld aan eventuele nieuwsbrieven, e-mails of visitekaartjes. Gebruik niet opeens een compleet ander kleurenschema in je design, maar zie het design van al je communicatie als één geheel.

Onderscheid je van je concurrentie

Met deze 6 tips zul je je op het gebied van factuur en offerte design in ieder geval een streepje voor hebben op je concurrentie. Het is een goed begin voor de opbouw van een professioneel imago en een sterk bedrijfsidentiteit.

Gebruik de factuur designer van Debitoor

In Debitoor helpen we je hierbij graag een handje. Zo vind je een factuur designer in ons factuurprogramma en is het heel makkelijk om je eigen logo of afbeelding toe te voegen en een kleurenschema te kiezen. Daarnaast hebben onze templates een duidelijke en overzichtelijke structuur, zodat je klant geen belangrijke informatie mist.

Geschreven door DeniseDenise, 28 mei 2019 in Factureren