Alle artikelen

Effectief samenwerken met je boekhouder met een boekhoudprogramma

Veel freelancers, ZZP’ers en kleine bedrijven gebruiken een boekhoudprogramma zodat ze kosten kunnen besparen op hun boekhouder. Ook kun je met een boekhoudprogramma beter overzicht houden over je financiën en op elk moment inzien hoe het ervoor staat met je bedrijf. Dit betekent echter niet dat je helemaal geen boekhouder meer nodig hebt.

Werk makkelijk samen met je boekhouder in Debitoor

In deze blog zullen we bespreken waarom je zowel een boekhouder als een boekhoudprogramma nodig hebt en hoe je deze het beste kunt gebruiken voor een effectieve samenwerking.

Wanneer kun je een boekhoudprogramma gebruiken in plaats van een boekhouder?

De meest ideale situatie zou natuurlijk zijn als jij als ondernemer je hele boekhouding bij je boekhouder kunt leggen en zelf al je tijd kunt spenderen aan het echte ondernemen. Helaas betekent dit ook dat je een hoge rekening zult krijgen van je boekhouder, die veel kleine ondernemers gewoonweg niet kunnen betalen.

Er zijn veel boekhoudtaken waarbij je niet per sé de expertise en kennis van een boekhouder voor nodig hebt. Het is daarom verstandig en kostenbesparend om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor deze taken. Een boekhoudprogramma is een goede tool om je hierbij te helpen.

Vaak kun je voor een paar euro per maand een boekhoudprogramma krijgen die het makkelijker voor je maakt om taken uit te voeren als:

  • Het creëren en verzenden van facturen
  • Het registreren en bijhouden van je zakelijke uitgaven
  • Het beheren van je contacten, zoals klanten en leveranciers
  • Het genereren van simpele financiële rapporten
  • Het koppelen en bijhouden van betalingen

Daarnaast is het een groot voordeel dat software gericht op ZZP’ers en kleine ondernemers vaak een intuïtief en gebruiksvriendelijk design hebben, zodat iedereen zonder boekhoudkennis het zou kunnen gebruiken.

Waarom je boekhouder niet vervangen kan worden door een boekhoudprogramma

Ondanks dat je een boekhoudprogramma kunt gebruiken voor simpele dagelijkse boekhoudtaken, zijn er nog steeds meerdere redenen waarom je dit zou moeten combineren met het werk van een boekhouder.

Ten eerste, de opgebouwde kennis en expertise van een boekhouder kan niet zomaar vervangen worden door een online tool. Een boekhoudprogramma zal je bijvoorbeeld niet kunnen adviseren over het kiezen van een ondernemingsvorm of het gebruik van de kleineondernemersregeling. Hiervoor heb je toch echt de professionele ervaring nodig van een getrainde boekhouder.

Ten tweede, het is altijd goed om je werk te laten nakijken door een professional. Een paar kleine foutjes kunnen je duur komen te staan als de Belastingdienst je hiervoor een boete geeft. Betalen voor een extra controle door getrainde ogen is een verstandige keuze om dit soort situaties te voorkomen.

Hoe kun je het werken met een boekhoudprogramma en een boekhouder combineren?

Als kleine ondernemer is het makkelijk om het werk van een boekhouder te onderschatten. Maar zeker bij grotere financiële beslissingen of ingewikkelde aangiftes is het verstandig om het advies van een boekhouder in te winnen.

Je kunt het beste zelf zoveel mogelijk simpele boekhoudtaken uitvoeren met een boekhoudprogramma en het resultaat daarvan voorleggen aan je boekhouder. Je kunt vaak je boekhouder toegang geven tot je online boekhoudprogramma, zodat hij of zij precies kan inzien waar je resultaten vandaan komen en of je eventueel fouten hebt gemaakt.

Een voordeel hiervan is bijvoorbeeld dat je niet al je bonnetjes, facturen en andere losse administratie naar je boekhouder hoeft op te sturen. De documenten zijn gewoon opgeslagen in het boekhoudprogramma en je boekhouder kan die zelf bekijken. Dit bespaart jullie beiden tijd en heen-en-weer gemail (en jou dus ook geld).

Door alle simpele taken zelf te doen, kan je boekhouder de tijd waar je hem voor inhuurt goed besteden aan ingewikkeldere zaken die meer kennis en expertise vereisen. Hij kan zich dan focussen op taken waarbij zijn kwalificaties en kennis echt benodigd zijn in plaats van puur administratieve taken.

Samenwerken met je boekhouder in Debitoor

Debitoor maakt het heel makkelijk voor je om samen te werken met je boekhouder. Niet alleen is het zo ingericht dat het voor kleine ondernemers makkelijk te gebruiken is, je kunt ook je boekhouder uitnodigen om met je samen te werken in Debitoor. Je boekhouder krijgt dan toegang tot alles wat je in je Debitoor account hebt opgeslagen.

Zo heeft hij direct toegang tot alle cijfers en informatie die hij nodig heeft om bijvoorbeeld je BTW-aangifte te doen of je Winst-en-verliesrekening op te stellen.

Hoe kun je de samenwerking met je boekhouder in Debitoor opstellen? Je kunt dit in 6 simpele stappen doen:

  1. Log in in je Debitoor account
  2. Klik op de Contacten tab
  3. Klik op Boekhouder
  4. Klik op de Boekhouder uitnodigen knop
  5. Vul het e-mailadres van je boekhouder in
  6. Klik Verzenden

Je boekhouder krijgt vervolgens een e-mail om de uitnodiging te accepteren en een gratis boekhoudersaccount aan te maken in Debitoor. Als je boekhouder eenmaal een account heeft aangemaakt, dan kan hij al je data inzien en exporteren van je Debitoor account. Het is dus niet meer nodig om documenten per e-mail of post op te sturen naar je boekhouder.

In alle pakketten die je kunt kiezen bij Debitoor is toegang voor je boekhouder inbegrepen. Dus probeer het simpelweg uit door je aan te melden en je boekhouder uit te nodigen!