Hoe kunnen pakbonnen je klantvriendelijkheid verbeteren?

Als ondernemer die goederen of producten levert krijg je vast een keer te maken met pakbonnen, ook wel leveringsbonnen genoemd. Maar wat zijn pakbonnen nou precies en hoe kun je ze het beste gebruiken? In deze blog bespreken we hoe een simpel document als een pakbon de klantvriendelijkheid van je bedrijf kan verbeteren.

Maak pakbonnen voor je leveringen in Debitoor

Een pakbon is simpelweg een meegeleverd document met de omschrijving van de inhoud van de levering. Je kunt het het beste zien als een aanvulling op een bestelling of factuur.

Als je professioneel en klantvriendelijk wilt overkomen is het meesturen van pakbonnen zeer aan te raden. Je geeft je klanten een handig hulpmiddel om jouw levering makkelijk te controleren en laat merken dat je hen een goede ervaring mee wilt geven.

Waarvoor gebruik je een pakbon?

Een pakbon is met name van belang wanneer je een grote hoeveelheid goederen moet leveren of de goederen van één order verdeelt over meerdere leveringen. Zo houd je zowel voor jezelf als voor je klant overzichtelijk wanneer welk deel van de order wordt geleverd.

Degene die de levering ter plekke ontvangt kan meteen controleren of de juiste producten in de juiste hoeveelheid geleverd zijn. Zo wordt meteen duidelijk producten ontbreken of misschien nog onderweg zijn. Je klanten kunnen het ook gebruiken voor hun eigen administratie logboek of voorraadbeheer.

Daarnaast kan je klant de pakbon(nen) naast de uiteindelijke factuur leggen ter vergelijking. Op die manier weet je klant zeker dat hij of zij alleen betaalt voor de producten die daadwerkelijk geleverd zijn.

Ook wanneer je goederen aan klanten in het buitenland levert kan een pakbon goed van pas komen. Bij (internationaal) transport kan de pakbon ook vergeleken worden met de vrachtbrief die de vervoerder in handen heeft. Dit geeft extra controlemogelijkheden voor de vervoerder en de ontvanger en kan het proces daarom versoepelen.

Levering van goederen met pakbon is klantvriendelijker

Hoe maak je een pakbon?

Een pakbon maak je net zo makkelijk als een factuur. Je kunt dezelfde lay-out en structuur gebruiken maar je mag de bedragen weglaten. Wanneer je een gepersonaliseerd design hebt van je facturen is het goed om die ook toe te passen op je pakbonnen.

Officieel zijn er geen specifieke vereisten voor een pakbon. Om optimaal gebruik te maken van een pakbon en misverstanden te voorkomen is het verstandig om in ieder geval de volgende gegevens op te nemen in je pakbon:

  • Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen
  • Het aantal geleverde goederen
  • De datum van uitgifte
  • De leverdatum
  • De contactgegevens van de afzender en de klant

Daarnaast kun je ook optionele gegevens opnemen in je pakbon, zoals de prijs, productnummers of een gereserveerde plek voor een handtekening of stempel van de ontvanger.

Het voordeel van pakbonnen

Een pakbon kan een belangrijk onderdeel zijn om een goede reputatie op te bouwen als ondernemer. Iedereen weet dat je aandacht moet besteden aan je website of visitekaartje, maar veel ondernemers vergeten dat je ook met praktische documenten veel kunt bijdragen aan je imago en reputatie.

Bouw een goede reputatie op met pakbonnen

Het meesturen van een goed georganiseerde pakbon laat daarom blijken dat je met je klant meedenkt in hun werkproces en je hun ervaring met de levering van jouw producten graag wilt versoepelen. Klantvriendelijker dan dat wordt het niet! En wie zou nou niet opnieuw zaken willen doen met een bedrijf die jouw de beste ervaring wilt geven?

Geschreven door DeniseDenise, 15 augustus 2019 in Factureren