Alle artikelen

Gebruik effectief je boekhoudsoftware wanneer je thuiswerkt

Door de verspreiding van het COVID-19 virus wordt iedereen aangemoedigd waar mogelijk thuis te werken. Thuiswerken brengt mogelijkheden met zich mee, maar komt ook met een set nieuwe uitdagingen. Dit artikel beschrijft hoe je in deze periode van isolatie het meest uit je boekhoudsoftware haalt en in het verlengde daarvan efficiënt werkt.

Een laptop op een bank

Dankzij de huidige pandemie, waarin landen op slot gaan en winkels, restaurants en openbare ruimtes grotendeels dicht zijn, krijgen veel ondernemers harde klappen te verduren. Echter moeten we er met zijn alleen het beste van maken, een mogelijkheid is om je tijd thuis te gebruiken om je boekhouding op orde te brengen.

Zorg ook thuis voor een gestructureerde werkdag

Als je gewend bent elke dag naar je werk te gaan kan thuiswerken ineens een enorme verandering zijn. Het vraagt meer discipline en je mist de interactie met je werknemers en klanten. Om efficiënt te blijven functioneren in deze realiteit, is het van belang dat je de dag zoveel mogelijk als een normale werkdag invult, je kunt dat middels deze tips doen:

1. Sta op tijd op

Ons lichaam functioneert optimaal met een consistent dag en nacht ritme, ook al is er misschien geen directe noodzaak om vroeg op te staan, komt dit toch je werkritme ten goede. Als je je dag en nacht ritme te veel aanpast, loop je het risico dat je lichaam in een soort weekendmodus komt en je moeite ondervind je te concentreren.

2. Richt een werkplek in

Als je thuis werkt, zul je merken dat de grens tussen werk en privé wat vervaagt. Het wordt verleidelijk om tijdens je werktijd tussendoor wat huishoudelijke klusjes te doen, terwijl je s'avonds in je vrije tijd toch nog even je e-mails wilt controleren. Daarom is het van belang dat je maatregelen neemt om privé en werk gescheiden te houden, je kunt dit doen door een werkplek in te richten, waarin je comfort en rust voor jezelf creëert. Het is hierbij van belang dat je op je werkplek geen privé dingen doet en dat je buiten deze werkplek niet werkt. Op deze manier kun je toch je normale werkritme simuleren.

3. Verzorg jezelf

Als je thuis werkt is de verleiding groot de hele dag in je pyjama te lopen, echter is het voor je ritme beter de ochtend hetzelfde te beginnen als je dat altijd doet. Zo houd je gemakkelijker een normaal werkritme vast, je brein legt namelijk een associatie met vrije tijd wanneer je dit ritme niet vasthoudt, hierdoor kun je je minder goed concentreren.

4. Neem regelmatig pauze

Verminderde concentratie is bijna onvermijdelijk als je thuis werkt, daarom is het beter om af en toe een pauze in te lassen dan dat je forceert in lange blokken te werken. Het is verstandig om minimaal elke 2 uur een pauze in te lassen om efficiënt te blijven werken. Door een pauze te plannen verminder je ook de verleiding om tijdens werktijd andere dingen te gaan doen.

5. Blijf in beweging

De kans is groot dat je in de huidige situatie aanzienlijk minder beweegt dan normaal het geval is. Daarom is het belangrijk dat je, het liefst elke dag, een sportieve activiteit inlast. Er zijn veel apps en video's beschikbaar die je kunnen helpen het meest uit je huiskamer te halen. Je kunt natuurlijk ook gaan hardlopen of wandelen, fit blijven is belangrijk voor je mentale gezondheid en bevordert dus je werk.

Geef je boekhouder en werknemers toegang tot je account

Aangezien het onder de huidige omstandigheden niet mogelijk is met je accountant af te spreken, moet je op zoek naar andere oplossingen. Gelukkig is het met Debitoor mogelijk je boekhouder toegang te geven tot je account, zo kan je accountant al je gegevens inzien.

Je kunt je boekhouder uitnodigen via 'Contacten' op je Debitoor dashboard. Je boekhouder komt terecht op een iets andere accountants-versie van Debitoor. Je boekhouder kan zodoende alle facturen, creditnota's, leveranciers, uitgaven en producten downloaden in csv of Excel bestanden. De accountant kan echter niet zelf facturen, offertes, etc. aanmaken. Je kunt ten alle tijden de toegang van de boekhouder intrekken.

Als je het L-abonnement hebt kun je ook personeel of partners toegang geven tot het account, terwijl je zelf bepaald tot welke functies je ze toegang geeft. Je kunt dus bijvoorbeeld een werknemer de mogelijkheid geven facturen te maken, maar niet om financiële rapporten in te zien.

Leg eventuele extra uitgaven vast

Als jij, samen met eventuele werknemers thuiswerkt, kan het voorkomen dat je extra kosten maakt. Misschien heb je bijvoorbeeld extra kosten gemaakt voor het internet, bepaalde apparatuur of een vpn-verbinding zodat de onderneming ook vanuit huis normaal kan functioneren.

Je en werknemers met toegang kunnen deze uitgaven gemakkelijk en snel vastleggen met Debitoor. Je kunt deze uitgaven handmatig invoeren of je kunt ze automatisch met behulp van OCR-technologie in je boekhouding verwerken. Je kunt met onze app voor Android en de app voor iPhone een foto maken van de desbetreffende bon of factuur, waarop de gegevens ingelezen worden in je boekhouding.