Veelgemaakte fouten in de boekhouding die je wilt vermijden

Je bent goed op weg met je onderneming en hebt een boekhoudprogramma en een boekhouder gevonden die bij je behoeften passen. Boekhouden is waarschijnlijk niet de reden dat je ondernemer bent geworden en het zal ook niet één van je favoriete taken zijn, maar het is wel goed om je er even in te verdiepen.

Voorkom fouten in je boekhouding met Debitoor's boekhoudprogramma

Er zijn namelijk veelgemaakte fouten door ondernemers waar je wat van kunt leren. We zetten de meeste voorkomende fouten die je wilt vermijden op een rijtje.

  • Het uitstellen van het registreren van je zakelijke uitgaven
  • Het onjuiste BTW-tarief gebruiken
  • Fouten in je factuurnummers
  • Op het laatste moment aan je BTW-aangifte beginnen
  • Niet regelmatig je betalingen koppelen aan je facturen

Het uitstellen van het registreren van je zakelijke uitgaven

Je kent het wel: je rent even naar de winkel om wat kantoorartikelen te kopen of je gaat lunchen met een potentiële klant. Je stopt het bonnetje ergens in je portemonnee of tas voor later, en vervolgens vergeet je het.

Als dit keer op keer gebeurt en je opeens een stapel gekreukelde bonnetjes op je bureau hebt liggen, dan lijkt het een vreselijk lange taak om ze één voor één in je boekhoudprogramma in te moeten voeren. Dat wil zeggen, als je niet per ongeluk wat bonnetjes hebt weggegooid of onderweg bent kwijtgeraakt.

Hoe kun je dit voorkomen? Het kost letterlijk minder dan een minuut om met een mobiele boekhoudapp direct een foto te maken van je bonnetje. De app leest alle gegevens uit van het bonnetje, jij controleert de gegevens en de uitgave wordt meteen digitaal opgeslagen in je account. Een kleine moeite die je later veel tijd en ellende zal besparen.

Het onjuiste BTW-tarief gebruiken

Afhankelijk van je bedrijf, kun je te maken hebben met de verkoop van verschillende goederen of diensten die andere BTW-tarieven kunnen hebben. Verkoop je bijvoorbeeld zowel frisdrank als alcoholische dranken, dan gelden daarvoor verschillende BTW-tarieven.

Wanneer je een factuur creëert voor je klanten is het belangrijk dat je het juiste BTW-tarief invoert voor elk specifiek soort item. Het is makkelijk over het hoofd te zien als je grote bestellingen hebt met verschillende producten. Het heffen van een verkeerd BTW-bedrag kan echter door de Belastingdienst beboet worden, wees hier daarom nauwkeurig in.

Daarnaast kun je te maken hebben met de BTW verleggingsregeling, met name wanneer je zaken doet in het buitenland. Hieraan zijn weer specifieke regels verbonden voor hoe je de BTW op je factuur moet zetten.

Hoe kun je dit voorkomen? Een goed factuurprogramma geeft je de optie om al je producten en diensten op te slaan met het bijbehorende BTW-tarief. Zo hoef je hier niet specifiek over na te denken wanneer je het item toevoegt aan je factuur. Het juiste BTW-tarief is al automatisch op je factuur geplaatst.

Fouten in je factuurnummers

Wanneer je je facturen nog in Word of Excel maakt, is het makkelijk om een eerdere factuur even te kopiëren en plakken. Je past de belangrijkste gegevens aan en verzendt de factuur naar je klant. En dan kom je er achter dat je het factuurnummer niet gewijzigd hebt!

Factuurnummers zijn één van de belangrijkste gegevens op je factuur en moeten altijd uniek zijn. Dit is de manier waarop al je verkopen in je boekhouding geregistreerd worden. Daarom controleert de Belastingdienst of je factuurnummerserie goed doorloopt en er geen gaten in je boekhouding zijn gevallen. Wanneer de Belastingdienst fouten ontdekt kunnen ze je een boete geven per verstrekte factuur. Dit kan dus aardig oplopen als je niet nauwkeurig bent.

Hoe kun je dit vermijden? Factuur- en boekhoudprogramma’s helpen je om automatisch een uniek factuurnummer toe te wijzen aan elke nieuwe factuur. Ook als je een creditnota aanmaakt om een eerdere factuur te corrigeren telt het programma automatisch voor je door. Zo voorkom je onnodige fouten en weet je zeker dat je alleen unieke factuurnummers gebruikt.

Op het laatste moment aan je BTW-aangifte beginnen

Veel ondernemers zien erg op tegen het doen van een BTW-aangifte elk kwartaal. Sommigen doen het zelf en sommigen moeten rond die tijd alle documenten bij elkaar verzamelen en naar hun boekhouder opsturen.

Het is best een klus om al je administratie van de laatste 3 maanden te verzamelen en erg aantrekkelijk om dit uit te stellen tot het laatste moment. Maar doe dit niet! Soms kom je er op dat moment achter dat er bepaalde documenten of cijfers ontbreken en heb je tijd nodig om deze te achterhalen.

Wanneer je BTW-aangifte onjuist is of te laat binnenkomt bij de Belastingdienst kun je een fikse boete krijgen. Dit kan voor een kleine ondernemer een grote last zijn.

Hoe kun je dit voorkomen? Wanneer je je verkopen en uitgaven regelmatig en nauwkeurig bijhoudt in een online programma kun je altijd de meest huidige status van je BTW-rapportage inzien. Zo kun je gedurende het kwartaal zien of je nog bepaalde posten bent vergeten en sta je niet voor verrassingen aan het eind van het kwartaal.

Niet regelmatig je betalingen koppelen aan je facturen

Ook al is je boekhouder waarschijnlijk verantwoordelijk voor de meest belangrijke financiële rapportages zoals je BTW-aangifte, dan zijn er nog veel dingen die jij kunt doen om het proces sneller te maken en zelf een beter financieel overzicht te krijgen.

Wanneer je bijvoorbeeld een betaling voor een factuur op je bankrekening ontvangt van je klant, dan moet deze zo snel mogelijk gekoppeld worden aan je factuur. Zo heb je altijd de meest actuele betaalstatus van je facturen en is je balans ook up to date met de werkelijke status van je debiteuren en crediteuren posten.

In boekhoudprogramma’s heb je vaak de mogelijkheid om automatisch je betalingen te koppelen aan je facturen of uitgaven. Dit is natuurlijk veel makkelijker en minder tijdrovend dan het handmatig koppelen van elke transactie van je bankafschriften.

Sommige software zijn direct geïntegreerd met bepaalde banken, waardoor je bankgegevens in je boekhoudprogramma altijd live geupdate worden. Daarnaast kun je ook vaak je bankafschriften uploaden naar een programma, waarna de bedragen automatisch uitgelezen en gekoppeld worden aan overeenkomende openstaande bedragen in je account.

Start je boekhouding foutloos!

Houd deze veelgemaakte fouten van ondernemers die je voorgingen in je achterhoofd wanneer je aan je boekhouding begint, en doe het meteen goed! Debitoor helpt je hier graag een handje bij en zorgt ervoor dat alles zo makkelijk mogelijk voor je wordt gemaakt.

Geschreven door DeniseDenise, 28 mei 2019 in Boekhouden