Wat doe je als je factuur niet betaald wordt?

Het is de vervelendste situatie voor een ondernemer: je factuur wordt niet betaald. Zeker als je net begonnen bent, kan het cruciaal zijn om op tijd betaald te krijgen. Aan de andere kant wil je ook je klanten behouden. Hoe kun je deze situatie nu op een goede en vriendelijke manier oplossen?

Gebruik Debitoor om je achterstallige facturen betaald te krijgen.

1. Probeer wanbetaling te voorkomen

Ten eerste is het natuurlijk het beste om te voorkomen dat je factuur niet betaald wordt. Zorg er altijd voor dat de betalingstermijn duidelijk is vermeld op de factuur zodat er geen twijfel bij de klant kan ontstaan over de uiterste datum waarop hij of zij jou moet betalen.

Neem speciale vereisten rondom de betaling op in je betalingsvoorwaarden of algemene voorwaarden en zorg ervoor dat de klant deze niet kan missen. Op die manier heb je je afspraken altijd zwart op wit staan.

Daarnaast kun je proberen de betaling zo makkelijk mogelijk te maken voor je klanten. Pinnen je klanten graag of maken ze het liever over? Denk er goed over na wat een handige betaalmethode kan zijn voor jouw business. Stuur je je facturen vooral per e-mail? Wanneer je een online betaalmethode, zoals PayPal of iDeal, koppelt aan je facturen, zal het veel makkelijker voor je klant worden om jouw factuur te betalen.

Voorkom op die manier dat je factuur op een lange to-do-list van je klant belandt en misschien vergeten wordt.

2. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering

Zelfs met je preventieve maatregelen zul je ongetwijfeld een keer meemaken dat je klant je factuur niet (op tijd) heeft betaald. Houd de betalingstermijn van je facturen goed in de gaten zodat je een paar dagen na het verstrijken van de termijn een vriendelijke schriftelijke betalingsherinnering kunt sturen.

Het kan natuurlijk voorkomen dat je klant door drukte per ongeluk is vergeten te betalen of dat er iets mis is gegaan met de overschrijving. Ga er bij de eerste herinnering niet vanuit dat er opzet in het spel is en gebruik een vriendelijke toon om je klant eraan te herinneren dat de betaling al binnen had moet zijn. Geef je klant de kans om binnen een nieuwe korte termijn van bijvoorbeeld één week alsnog te betalen. Vaak lost een vriendelijke eerste herinnering het probleem al op.

3. Neem telefonisch contact op met je klant

Neem telefonisch contact op met je klant bij achterstallige facturen.

Heeft je klant na je eerste herinnering nog steeds niet betaald? Neem dan telefonisch contact op om uit te vinden wat de reden hiervan is. Telefonisch kun je je klant op een persoonlijkere manier aanspreken. Vraag bijvoorbeeld of je klant tevreden is over je product of dienstverlening of dat er een andere reden speelt.

De klant is dan misschien meer bereid om een eerlijke uitleg te geven en tegelijkertijd zal hij of zij jouw urgentie om betaald te worden duidelijker voelen. Sluit het gesprek af met een heldere afspraak over wanneer en hoe de betaling moet plaatsvinden. Maak een telefoonnotitie met deze afspraak en de datum en tijd van het telefoongesprek.

4. Tweede of derde betalingsherinnering

Na je telefoongesprek is je klant wéér de afspraak niet nagekomen. Nu is het tijd om een assertievere toon aan te nemen, je hebt immers voldoende geduld en begrip getoond. Stuur een tweede betalingsherinnering (ook wel aanmaning) waarin je beschrijft op welke data je de klant erop hebt gewezen dat de betaling te laat is en welke afspraken jullie eerder hebben gemaakt.

Naar eigen inzicht kun je opnieuw een betalingstermijn geven en duidelijk maken welke stappen je zult nemen wanneer de klant opnieuw niet betaalt. Herhaal dit zo vaak je wilt. Het blijft jouw afweging tussen betaald krijgen en hoe je jouw relatie met deze klant wilt onderhouden.

Incassokosten of herinneringskosten in rekening brengen

Je hebt ook de mogelijkheid om zelf incassokosten of herinneringskosten in rekening te brengen. Dit is niet verplicht, maar wel een goed middel om je klant te laten zien dat er gevolgen zullen zijn voor het te laat of niet betalen. Je hebt hiervoor geen incassobureau nodig, je voegt de kosten toe aan het verschuldigde factuurbedrag. In een goed factuurprogramma is het heel makkelijk om incassokosten toe te voegen aan je factuur.

Er zijn een paar vereisten om incassokosten in rekening te mogen brengen:

  • Je klant heeft je niet of te laat betaald
  • Je hebt eerder een betalingsherinnering of aanmaning verstuurd aan je klant
  • Je klant heeft niet binnen 14 dagen na het ontvangen van de eerste betalingsherinnering betaald

Er zijn wel wettelijke regels verbonden aan de hoogte van incassokosten. Hierover lees je meer in het artikel over incassokosten.

Wettelijke rente in rekening brengen

Daarnaast kun je bij een betalingsachterstand ook de afgesproken of wettelijke rente in rekening brengen over het verschuldigde factuurbedrag. De wettelijke rente voor niet-handelstransacties is 2% en voor handelstransacties is het 8%.

5. Kijk of je een betalingsregeling kan treffen van de klant

Wanneer de klant de reden voor de achterstallige betaling heeft uitgelegd, kun je overwegen om een betalingsregeling te treffen met je klant. Misschien is het voor de klant wel haalbaar om het factuurbedrag opgedeeld over een langere periode aan jou te betalen. Op die manier kun je in ieder geval een gedeeltelijke betaling voor je factuur beginnen te ontvangen. Dit is nog altijd beter dan niets!

Je laat tegelijkertijd zien dat je bereid bent moeite te doen voor je klanten en hun positieve ervaring kan je helpen op de langere termijn. Het blijft uiteraard jouw keuze en je bent hier zeker niet toe verplicht.

6. Schakel een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in

Je kunt als laatste optie besluiten om een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Een incassobureau heeft minder bevoegdheden dan een gerechtsdeurwaarder en kan slechts betalingsherinneringen en aanmaningen sturen of telefonisch contact opnemen met je klant. Ze mogen niet zoals een gerechtsdeurwaarder op de gaan stoep staan bij je klant of beslag leggen op het inkomen of de inboedel van de klant.

De kosten van een incassobureau of deurwaarder zullen in de meeste gevallen op de schuldenaar, dus jouw klant, worden verhaald.

Krijg sneller betaald met een factuurprogramma

Goede factuurprogramma’s als Debitoor hebben ingebouwde functies waardoor je in één oogopslag de betalingsstatus van je facturen kunt zien en duidelijke betalingsvoorwaarden kunt opnemen in je facturen. Ook kun je verschillende online betaalmethodes koppelen aan je facturen zodat je klanten makkelijk en snel online kunnen betalen.

Stuur betalingsherinneringen met Debitoor.

Mocht je klant dan toch niet betalen, dan maakt Debitoor het simpel om direct betalingsherinneringen te sturen vanuit het programma. Je kunt precies terugvinden wanneer je een herinnering hebt verstuurd en eventueel incasso- of herinneringskosten toevoegen. Debitoor geeft je alle tools om zo snel mogelijk betaald te krijgen.

Geschreven door DeniseDenise, 5 juli 2019 in Factureren