Woordenboek
Het boekhoudkundige woordenboek van Debitoor
Aanmaning

Aanmaning - Wat is een aanmaning?

Als ondernemer is het misschien wel een van de grootste ergernissen, je hebt een product of dienst geleverd en de factuur verstuurd, maar desondanks komt er geen betaling binnen. Als je zelfs na meerdere vriendelijke herinneringen aan de klant, nog steeds geen betaling ontvangt, moet je helaas actie ondernemen.

Heb jij een klant die niet betaald? Met deze tips leer je hoe je het best met deze situatie omgaat.

Als deze situatie zich voordoet, kun je ervoor kiezen een aanmaning te sturen, dat is een schriftelijke waarschuwing waarmee je je klant op dringende toon verzoekt te betalen. Ook kun je hem eventueel op de hoogte brengen van incassokosten en overige consequenties die de klant bij verdere wanbetaling te wachten staan.

Wanneer is het verstandig een aanmaning te versturen?

Als je overweegt een aanmaning te versturen is het belangrijk dat je eerst alle eerdere stappen doorlopen hebt. Een aanmaning is namelijk een strenge waarschuwing richting je klant, kies je er te vroeg een aanmaning te versturen, dan kan dit je relatie met de klant schaden.

Doorloop eerste de volgende stappen om het probleem op een vriendelijkere manier op te lossen:

  1. Voorkom de wanbetaling door duidelijk een betalingstermijn op de factuur te vermelden.
  2. Verstuur je klant een vriendelijke betalingsherinnering.
  3. Neem telefonisch contact met je klant op.

Als je er na het telefoongesprek nog steeds niet in geslaagd bent je klant te laten betalen, kun je een assertievere toon aannemen en een aanmaning versturen. Je kunt ervoor kiezen in je aanmaning incassokosten te verrekenen om meer druk op de ketel te zetten, maar het kan verstandig zijn te beginnen met een 'gratis' aanmaning.

Aan het in rekening brengen van incassokosten zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  • De klant heeft niet of te laat betaald
  • Je hebt al eerder een betalingsherinnering naar je klant verstuurd
  • De klant heeft niet binnen 14 dagen na het ontvangen van de eerste betalingsherinnering betaald.

Als deze aanmaning nog steeds geen succes heeft kun je kiezen voor een tweede, gevolgd door een derde en zelfs een vierde aanmaning te versturen. Het is belangrijk dat je steeds aangeeft welke stappen je bij verdere wanbetaling gaat ondernemen.

Mijn klant betaald zelfs na meerdere aanmaningen niet, wat nu?

Als je er zelfs naar meerdere aanmaningen niet in geslaagd bent je klant tot betalen te brengen, kun je ervoor kiezen nog zwaardere middelen in te zetten.

Je hebt de volgende opties:

  1. Een incassobureau inhuren: Een incassobureau kan in jouw naam brieven met een verzoek tot betaling versturen, echter heeft een incassobureau geen bevoegdheid om een betaling af te dwingen.
  2. Een deurwaarder inschakelen: In tegenstelling tot een incassobureau heeft een deurwaarder wel bevoegdheden om dwangmiddelen te gebruiken. Hij kan bijvoorbeeld met toestemming van de rechter beslag leggen op de goederen van de klant.
  3. Een incasso-advocaat inhuren: Een incasso-advocaat kan in jouw naam aanmaningen versturen, een dagvaarding opstellen en kan zelfs het faillissement van een schuldenaar aanvragen.

Aanmaningen bij Debitoor

Je kunt met de Debitoor software gemakkelijk een overzicht van openstaande facturen inzien en betalingsherinneringen versturen door de volgende stappen te volgen:

  1. Open de openstaande factuur.
  2. Klik op 'Meer' en kies dan voor 'Creëer' > 'Herinnering'.
  3. Selecteer vervolgens welk type betalingsherinnering je wilt versturen en pas eventueel het bericht aan.
  4. Vul eventueel incassokosten in