Woordenboek
Het boekhoudkundige woordenboek van Debitoor
Accountoverzicht

Accountoverzicht – Wat is een accountoverzicht?

Een accountoverzicht is een document waarop alle transacties binnen een bepaalde periode tussen een klant en een onderneming vastgelegd zijn.

Heb je een accountoverzicht van een klant nodig? Lees meer over onze vernieuwde filters voor je accountoverzichten!

Een accountoverzicht dient een aantal verschillende doelen. Door alle transacties tussen een ondernemer en een klant op te sommen kan een accountoverzicht:

  • De openstaande balans berekenen
  • Als herinnering aan de klant dienen om een openstaand bedrag te betalen
  • Door de transparantie die het accountoverzicht biedt, kun je eventuele misverstanden voorkomen of oplossen

Over het algemeen gebruik je geen accountoverzicht wanneer er een enkele openstaande factuur betaald dient te worden, in dat geval kun je beter een betalingsherinnering sturen.

Wat moet er in een accountoverzicht staan?

In tegenstelling tot facturen, bestaan er voor accountoverzichten weinig wettelijke voorschriften. Echter is het wel vereist dat accountoverzichten genoeg informatie bevatten om een accuraat en actueel overzicht te bieden van de transactiegeschiedenis van de klant.

Je kunt onder andere de volgende informatie vinden in een accountoverzicht:

  • Het totaal van het openstaand saldo van de klant, dit kan een positief saldo zijn (de klant moet je nog betalen), een negatief saldo (jij moet de klant terugbetalen) en het kan ook 0 zijn (alle betalingen zijn voldaan).
  • Een datumbereik, je wilt misschien niet alle transacties die ooit met de klant hebben plaatsgevonden inzien, maar slechts een specifieke maand, kwartaal of jaar. Het is daarom belangrijk dat het uit het overzicht duidelijk wordt om welke periode het gaat.
  • Elke transactie binnen het geselecteerde datumbereik moet over de juiste informatie beschikken, namelijk alle verkopen, betalingen en terug stortingen, van elke transactie moet de datum en waarde duidelijk zijn.
  • Documentnummers van alle transacties, hierbij kun je denken aan factuurnummers en de nummers van creditnota’s en betaalbonnen.
  • Contactgegevens voor zowel jouw onderneming als de klant, inclusief de bedrijfsnaam en klantnaam, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.
  • Een enkele valuta is vooral belangrijk wanneer je buitenlandse klanten hebt, zorg dat je geen gebruik maakt van meerdere valuta’s en dat je duidelijk aangeeft welk betaalmiddel je accountoverzicht gebruikt.

Hoe maak je een accountoverzicht?

De makkelijkste manier om een accountoverzicht te maken is middels facturatiesoftware zoals Debitoor, de facturatiesoftware houdt immers een overzicht van transacties bij.

Met Debitoor kun je gemakkelijk een accountoverzicht voor een specifieke klant aanmaken, om dat te doen log je in met je Debitoor account en ga je naar “Contacten” > “Klanten” en selecteer je de klant waar het om gaat. Vervolgens vind je in de rechterbovenhoek de knop “Accountoverzicht”.

De knop om het accountoverzicht te downloaden

Wanneer stuur je een accountoverzicht?

Niet elke ondernemer verstuurt met dezelfde frequentie een accountoverzicht naar haar klanten, we kunnen daarom grofweg de volgende categorieën onderkennen:

  • Nooit, sommige ondernemers sturen nooit een accountoverzicht naar hun klanten, zelfs als zij intern wel alle data van een specifieke klant overzichtelijk in kunnen zien.

  • Alleen op verzoek, in de meeste gevallen versturen ondernemers alleen een accountoverzicht als de klant hier specifiek om vraagt of als ze de klant aan een openstaand saldo dat over meerdere facturen verspreid is willen herinneren.

  • Zeer regelmatig, ook zijn er ondernemingen die zeer regelmatig accountoverzichten naar hun klanten sturen, dit zijn vaak ondernemingen die op afbetaling producten of diensten verkopen, waardoor het handig is als de klant de openstaande balans overzichtelijk kan inzien.

Jouw privacy is belangrijk voor ons

Als je deze website bezoekt of onze mobiele app gebruikt, kunnen we informatie verzamelen zoals standaard details voor statistieke en marketing doeleinden. Je kunt hier toestemming voor geven door hieronder je voorkeuren vast te leggen. Als je dit niet wilt, kun je weigeren toestemming te geven. Er kan dan alsnog wat informatie die noodzakelijk is voor het functioneren van de website door je browser verzameld worden.