Debitoor Woordenboek

Boekhoudtermen simpel uitgelegd

Meer dan 150 artikelen voor Bedrijfsoprichters en Ondernemers

  1. Factuur
  2. Incassokosten
  3. Betalingsvoorwaarden
  4. Boekhouden
  5. Factuurnummer

Betalingsherinnering - Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een document dat je naar je klant kan sturen om ze te verzoeken een achterstallige factuur te betalen. Een betalingsherinnering wordt ook wel een aanmaning genoemd.

Factuurprogramma Debitoor helpt je sneller betaald te krijgen. Zie direct wanneer facturen niet op tijd zijn betaald en stuur betalingsherinneringen om alsnog betaald te krijgen. Probeer Debitoor 7 dagen gratis.

Wanneer je klant te laat is met het betalen van een factuur, helpt een betalingsherinnering vaak om de betaling alsnog te ontvangen. Het is sneller, goedkoper en klantvriendelijker om eerst herinneringen te sturen en niet meteen juridische stappen te ondernemen.

STUUR EEN BETALINGSHERINNERING

Wanneer kun je een betalingsherinnering sturen?

Je zou een paar dagen nadat de factuur achterstallig is geworden al een betalingsherinnering naar je klant moeten sturen. Een factuur is achterstallig wanneer de vervaldatum en de betalingstermijn op de factuur zijn verstreken.

Reageert je klant niet op je eerste betalingsherinnering? Dan kun je ook een tweede, derde of laatste herinnering sturen wanneer je wilt. Vaak helpt het zoeken van telefonisch contact met je klant ook om tot een oplossing te komen.

Heb je hierna nog steeds geen betaling of reactie ontvangen, dan is het misschien tijd voor andere stappen zoals het inschakelen van een incassobureau.

Wat kun je in een betalingsherinnering zetten?

In een betalingsherinnering moet je duidelijk verwijzen naar de factuur die betaald moet worden. Neem in ieder geval het factuurnummer en de factuurdatum op.

  1. In de eerste betalingsherinnering zou je je klant op een vriendelijke en beleefde toon moeten verzoeken de achterstallige factuur alsnog te betalen. Het kan zo zijn dat je klant het per ongeluk is vergeten of dat er iets mis is gegaan met een bankoverschrijving. Bij de eerste herinnering ga je er in ieder geval van uit dat je klant onopzettelijk niet betaald heeft. Vaak lost een vriendelijke eerste herinnering het probleem al op.

  2. Heeft de eerste betalingsherinnering geen succes gehad, dan kun je in de tweede, derde en eventueel vierde herinnering een professionele maar meer assertieve toon gebruiken waaruit de urgentie van de betaling sterker naar voren komt.

  3. Bij de laatste herinnering waarschuw je de klant over welke stappen je zult ondernemen wanneer je geen betaling ontvangt binnen de laatste termijn en welke gevolgen deze zullen hebben.

Kun je incassokosten in rekening brengen bij de klant?

Als ondernemer kun je incassokosten of herinneringskosten in rekening brengen bij de klant als je kunt aantonen dat:

  • De klant te laat of niet heeft betaald
  • Je eerst een betalingsherinnering of aanmaning hebt verstuurd aan de klant
  • De klant niet binnen 14 dagen na het ontvangen van de eerste betalingsherinnering heeft betaald.

Je bent dus niet verplicht om meerdere herinneringen te sturen en je hoeft geen incassobureau ingeschakeld te hebben om incassokosten in rekening te brengen.

Er zijn wel wettelijke regels verbonden aan de hoogte van incassokosten. Er geldt een minimumbedrag van € 40 en wat je maximaal in rekening mag brengen is afhankelijk van de hoogte van het verschuldigde factuurbedrag. Hierover lees je meer onder incassokosten.

Daarnaast kun je ook de afgesproken of wettelijke rente in rekening brengen over het verschuldigde factuurbedrag.

Betalingsherinneringen in Debitoor

In Debitoor’s factuurprogramma kun je in één oogopslag zien welke facturen achterstallig zijn.

Je kunt heel simpel een betalingsherinnering aanmaken door de volgende stappen te volgen:

  • Open de achterstallige factuur.
  • Klik op Meer en kies dan voor Creëer > Herinnering
  • Kies vervolgens een type betalingsherinnering en pas eventueel het bericht aan
  • Vul eventueel ook Herinneringskosten (incassokosten) in aan de rechterkant
  • Klik op Creëer en check het voorbeeld. Als alles klopt druk je op Verzenden en je bent klaar!

Verstuur een betalingsherinnering voor achterstallige facturen

Wanneer je vervolgens op de factuur klikt in de facturenlijst, zie je in de geschiedenis van de factuur dat je een betalingsherinnering hebt verzonden. Zo kun je altijd bijhouden hoeveel herinneringen je al verstuurd hebt en wanneer. Debitoor helpt je graag betaald te krijgen!