Debitoor Woordenboek

Boekhoudtermen simpel uitgelegd

Meer dan 150 artikelen voor Bedrijfsoprichters en Ondernemers

  1. Factuur
  2. Incassokosten
  3. Betalingsherinnering
  4. IBAN
  5. Boekhouden

Betalingsvoorwaarden - Wat zijn betalingsvoorwaarden?

Betalingsvoorwaarden zijn alle gemaakte afspraken in relatie tot de betaling van je verkochte goederen of diensten. Een belangrijk voorbeeld hiervan is wat de gevolgen zullen zijn als de klant jou niet betaalt.

Voeg standaard betalingsvoorwaarden automatisch toe aan je facturen. Probeer Debitoor 7 dagen gratis.

Het is belangrijk om duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen en toegankelijk te maken, zodat het zowel voor de klant als voor jou duidelijk is welke regels er van toepassing zijn op een betaling of betalingsverplichting. Je kunt het bijvoorbeeld aan elke factuur toevoegen.

Als er later eventueel een (juridisch) conflict ontstaat tussen jou en de klant hierover, dan kun je altijd op je betalingsvoorwaarden terugvallen. Vaak worden Betalingsvoorwaarden daarom ook opgenomen in de Algemene Voorwaarden.

Wat moet je in je betalingsvoorwaarden opnemen?

Het is verstandig in ieder geval de volgende standaard onderwerpen op te nemen in je betalingsvoorwaarden:

Bedrag

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar zorg ervoor dat het ook voor de klant duidelijk is welk bedrag en in welke valuta je factureert, waar het bedrag uit bestaat, en welk btw-percentage je toepast op het bedrag. Dit kan veel misverstanden voorkomen.

Betaalwijze

Hoe kan de klant jou betalen? Betaalt de klant je met contant geld, PIN, automatische incasso of een (online) bankoverschrijving? Leg van tevoren duidelijk uit welke betaalwijzen je accepteert en maak je IBAN goed zichtbaar. Zo voorkom je problemen wanneer de klant jou wilt betalen en het niet mogelijk blijkt te zijn.

Betalingstermijn

Het is belangrijk dat de betalingstermijn duidelijk op de factuur is vermeld, zodat je klanten weten voor welke datum ze betaald moeten hebben en jij precies weet wanneer je een betalingsherinnering moet sturen. Je kunt een standaard betalingstermijn vastleggen in je Algemene Voorwaarden of een termijn afspreken met je klant en dit op de factuur zetten.

Wanneer je geen betalingstermijn hebt afgesproken of vastgelegd in de Algemene Voorwaarden, dan geldt voor een factuur de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Gevolgen van wanbetaling

Het is altijd vervelend wanneer klanten je niet (op tijd) betalen. Daarom wil je goed vastgelegd hebben wat de gevolgen zullen zijn wanneer de klant je niet op tijd of helemaal niet heeft betaald.

Zul je bijvoorbeeld incasso- of herinneringskosten in rekening brengen nadat je geen reactie ontvangt na de eerste betalingsherinnering? Wanneer zul je een incassobureau of andere instantie inschakelen? Probeer zoveel mogelijk vast te leggen in de voorwaarden. Mocht het tot een juridisch geschil komen met je klant, dan kun je in ieder geval aantonen dat je de klant op de hoogte hebt gesteld van je betalingsvoorwaarden.

Betalingsvoorwaarden in Debitoor

Hoe kan Debitoor je helpen betalingsvoorwaarden te hanteren? Op elke factuur die je maakt in Debitoor moet je verplicht een betalingstermijn en een vervaldatum invullen, zodat je dit niet per ongeluk vergeet. Ook het bedrag wordt voor je gespecificeerd op de factuur, inclusief valuta en btw-percentage.

De rest van je betalingsvoorwaarden kun je simpelweg toevoegen in het Voorwaarden veld onderaan de factuur. Wil je de voorwaarden standaard toevoegen aan elke factuur? Vul dan het Voorwaarden veld in en klik op Opslaan als standaard. Elke keer dat je daarna een nieuwe factuur aanmaakt zullen de voorwaarden alvast voor je toegevoegd zijn.

Met Debitoor is het dus heel makkelijk om je betalingsvoorwaarden op de factuur goed kenbaar te maken aan je klanten en je alvast in te dekken voor eventuele misverstanden. Het blijft verstandig ook standaard betalingsvoorwaarden op te nemen in je Algemene Voorwaarden.