Debitoor Woordenboek

Boekhoudtermen simpel uitgelegd

Meer dan 150 artikelen voor Bedrijfsoprichters en Ondernemers

  1. Factuur
  2. Pro Forma Factuur
  3. Periodieke Factuur
  4. Creditnota
  5. Offerte
  6. Boekhouden

Factuurnummer - Wat is een factuurnummer?

Een factuurnummer is een unieke, sequentiële code die door een bedrijf systematisch wordt toegewezen aan facturen.

Creëer facturen met automatisch opeenvolgende factuurnummers met factuurprogramma Debitoor. Probeer Debitoor gratis voor 7 dagen.

Factuurnummers zijn een van de belangrijkste aspecten van je facturatie, omdat ze ervoor zorgen dat je opbrengsten goed worden gedocumenteerd in je boekhouding. De Belastingdienst heeft daarom specifieke regels voor factuurnummers en controleert hier ook op.

Elke uitgegeven factuur moet een uniek factuurnummer toegewezen krijgen. Het factuurnummer moet altijd duidelijk op de factuur worden vermeld, zonder factuurnummer wordt een factuur niet als een juridisch geldig document beschouwd.

Daarnaast maken factuurnummers het ook makkelijker om betalingen te volgen en te koppelen aan een factuur. Zo kun je van je klant eisen dat ze altijd het factuurnummer vermelden bij een betaling.

CREËER NU EEN FACTUUR

Aangezien pro forma facturen geen officiële facturen zijn, mogen ze geen factuurnummers toegewezen krijgen.

Hoe wijs je factuurnummers toe?

Factuurnummers moeten logisch opeenvolgend worden toegewezen, wat betekent dat het getal bij elke nieuwe factuur moet toenemen. Juridisch gezien mag een serie factuurnummers nooit herhalingen of gaten bevatten.

Het is geen goed idee om de facturen 1, 2, 3 enzovoort te nummeren, omdat dit verwarrend kan zijn als de factuurnummers dubbele of driedubbele cijfers bereiken. In het begin heb je misschien niet al te veel facturen, maar het is belangrijk om rekening te houden met je toekomstige groei bij het kiezen van een effectief systeem voor je factuurnummering.

Een veelgebruikte manier om een ​​langer, specifieker factuurnummer te creëren, is om de maand of het jaar te gebruiken waarin de factuur is uitgegeven. Bijvoorbeeld in een serie met een verwijzing naar het jaartal, kan de eerste factuur in 2018 als 180001 worden genummerd. De volgende facturen worden dan:

  • 180002
  • 180003
  • 180004 etc.

Aan het begin van een nieuw jaar kun je de serie opnieuw instellen. Het eerste factuurnummer van 2019 zou dan 190001 zijn . Met dit systeem kun je snel zien in welk jaar een factuur uitgegeven is en nog steeds aan de logische opeenvolging voldoen.

Ontdek de waarde van een factuurnummer met facturatie- en boekhoudsoftware Debitoor.

Alfanumerieke factuurnummers

Een factuurnummer hoeft niet altijd alleen getallen te bevatten. Het is ook mogelijk om een ​​unieke combinatie te maken met getallen, letters en speciale tekens, zoals schuine strepen (/) of streepjes (-).

Door letters en tekens toe te voegen aan een serie factuurnummers maak je het eenvoudiger je facturen te identificeren en organiseren.

Een alfanumerieke serie factuurnummers moet dezelfde regels volgen als series met alleen getallen. Ze moeten opeenvolgend zijn en mogen nooit gaten bevatten.

Letters kun je gebruiken om bijvoorbeeld het verschil tussen facturen en offertes duidelijk te maken. Voor facturen kun je dan een serie zoals 2018-FAC-0001 gebruiken, terwijl je voor offertes 2018-OFF-0001 gebruikt. Als je ervoor kiest om letters toe te voegen aan je reeks factuurnummers, mogen de letters niet steeds worden gewijzigd - alleen de cijfers moeten toenemen.

Voorbeelden van alfanumerieke series van factuurnummers kunnen zijn:
2018/FACT/0001
18-ABC-0001
2018/09/0001
2018-0001
18/0001

Factuurnummers bijwerken

Als je een serie factuurnummers gebruikt die de datum volgt, moet deze overeenkomstig worden bijgewerkt. Het factuurnummer FACT-18-12-009 bevat bijvoorbeeld de datum en het jaar, verwijzend naar de negende factuur die is uitgegeven in december 2018. De eerste factuur van de volgende maand, januari 2019, krijgt het nummer FACT-19-01-001. Dit moet je niet vergeten handmatig bij te werken.

Als je je serie factuurnummers volledig wilt wijzigen, kun je het beste wachten tot de volgende boekhoudperiode. Dit voorkomt verwarring en het ontbreken of herhalen van factuurnummers.

Wanneer je de serie factuurnummers wijzigt, moet je ervoor zorgen dat je cijfers niet herhaalt of weglaat. Dit betekent dat als je laatste factuurnummer '023' was , je volgende factuurnummer '024' moet bevatten - bijvoorbeeld 18/AC/024 of 2018-024.

Foutieve facturen en factuurnummers

Het kan natuurlijk vaker voorkomen dat je een fout op je factuur hebt staan en de factuur wilt wijzigen of annuleren. Als standaardregel mogen facturen niet meer worden verwijderd als ze eenmaal definitief gemaakt zijn. Als je een factuur verwijdert die in je administratie al is voltooid, dan kan dat als een gat in je financiële administratie gezien worden die de Belastingdienst niet accepteert.

Als je een factuur wilt wijzigen of annuleren, is het beter om voor hetzelfde bedrag een creditnota uit te geven. Hiermee wordt het factuurbedrag effectief geannuleerd in je financiële administratie terwijl je factuurnummers zonder gaten blijven doorlopen.

Factuurnummers in Debitoor

Met Debitoor is het eenvoudig om je factuurnummers bij te houden. Kies je eigen aangepaste factuurnummer serie door je het nummer van je voorkeur in te voeren in het 'Factuurnummer' veld. Het nummer wordt automatisch bijgewerkt naar het opeenvolgende factuurnummer wanneer je een nieuwe offerte of factuur maakt.