Debitoor Woordenboek

Boekhoudtermen simpel uitgelegd

Meer dan 150 artikelen voor Bedrijfsoprichters en Ondernemers

  1. Factuur
  2. Offerte
  3. Periodieke Factuur
  4. Factuurnummer
  5. Boekhouden

Pro forma Factuur - Wat is een pro forma factuur?

Een pro forma factuur is een voorlopig document dat naar een klant wordt verzonden onder bepaalde omstandigheden - meestal wanneer nog niet alle details van de factuur bekend zijn maar er wel een document nodig is. Het is dus geen officiële factuur, maar bevat wel dezelfde gegevens als een normale factuur.

Blijf je concurrentie voor en creëer unieke en professionele facturen met een paar klikken. Probeer Debitoor 7 dagen gratis.

Een pro forma factuur dient vooral om de verkoper’s bereidheid te tonen om bepaalde diensten of goederen voor een bepaalde prijs te leveren. Het wordt meestal gestuurd nadat de offerte is geaccepteerd door de klant en de levering nog moet plaatsvinden.

CREËER EEN PRO FORMA FACTUUR

Uitgangspunten bij pro forma facturen

Er zijn drie belangrijke punten waar je rekening mee moet houden bij het versturen van een pro forma factuur:

  1. Het is geen rechtsgeldig document. Het versturen van een pro forma factuur betekent daarom niet dat er een betalingsverplichting ontstaat voor je klant met betrekking tot de betreffende diensten of producten. Het krijgt daarom ook geen factuurnummer.
  2. Het mag niet als een handelsvordering geboekt worden door de verkoper. Omdat het geen officiële factuur is, mag het niet opgenomen worden in de boekhouding en de btw-aangifte.
  3. Het mag ook niet als een handelsschuld geboekt worden door de klant, aangezien er geen betaling van de pro forma factuur kan worden verwacht.

Wanneer kun je een pro forma factuur gebruiken?

Je kunt een pro forma factuur opstellen wanneer je een verkoopdocument moet verstrekken voor goederen of diensten die je nog niet hebt geleverd of waarvan je nog niet de exacte aantallen weet (zoals het aantal uren die een bepaalde opdracht je gaat kosten).

Vaak wordt een pro forma factuur ook gebruikt om een vooruitbetaling te vragen van de klant, waarna de levering van de goederen of diensten in gang wordt gezet. Daarnaast is bij internationale transacties soms een verkoopdocument nodig om een import- of export vergunning te krijgen. Hiervoor kun je ook een pro forma factuur gebruiken.

Een pro forma factuur opstellen

Op een pro forma factuur moet duidelijk vermeld staan dat het pro forma (“voor de vorm”) is en dus geen officiële factuur is. De rest van de pro forma factuur ziet er hetzelfde uit als een normale factuur.

Verzend pro forma facturen vanuit Debitoor

Wanneer je de goederen of diensten uiteindelijk hebt geleverd, moet er wel een officiële factuur opgesteld en verstuurd worden die ook in de boekhouding opgenomen moet worden.

Pro forma facturen in Debitoor

Met Debitoor is het heel eenvoudig om een pro forma factuur te verzenden aan de hand van professionele templates en voorbeelden. Je doet het in een paar simpele stappen:

  • Klik onder het tabblad Facturen op Nieuwe Factuur
  • Vul alle factuurgegevens in en pas eventueel het design aan
  • Klik vervolgens op Opslaan in plaats van Factuur Voltooien. Je factuur wordt dan als pro forma (of concept) opgeslagen en is altijd te bekijken in je facturenlijst.
  • Verstuur de pro forma factuur naar je klant door onder Meer te klikken op Pro forma verzenden en pas eventueel het bericht aan je klant aan.

Wil je de pro forma factuur later omzetten in een officiële factuur? Open het concept dan vanuit je facturenlijst, maak eventueel wijzigingen en klik dan op Factuur Voltooien. Je factuur is dan definitief en rechtsgeldig geworden.