Woordenboek
Het boekhoudkundige woordenboek van Debitoor
Kasstelsel

Kasstelsel - Wat is het kasstelsel?

Het kasstelsel is een boekhoudmethode waarbij je je uitgaven verwerkt in de periode waarin je het hebt uitgegeven en je inkomsten in de periode waarin je het daadwerkelijk hebt ontvangen.

Wil je het kasstelsel toepassen? Koppel je account aan je bankrekening zodat je administratie altijd goed loopt. Probeer Debitoor 7 dagen gratis.

Wanneer je het kasstelsel hanteert voor je boekhouding, dan betekent dit dat de transactiedatum leidend is in plaats van de factuurdatum bij het factuurstelsel. Je boekt al je inkomsten en uitgaven dus op de transactiedatum van de ontvangen of gedane betaling.

Voorbeeld: Stel je voor dat je eind december 2018 een product hebt verkocht aan een klant. De betalingstermijn voor de factuur is echter 30 dagen, dus de klant heeft je pas in januari 2019 betaald. Als je het kasstelsel hanteert moet je het factuurbedrag dus in januari 2019 in je boekhouding verwerken.

Voor wie geldt het kasstelsel?

De Belastingdienst verplicht een beperkte groep ondernemers om het kasstelsel toe te passen. Het gaat hierbij in het algemeen om ondernemers die voor meer dan 90% van hun omzet goederen of diensten aan particulieren leveren.

Voorbeelden van ondernemers die het kasstelsel toe moeten passen zijn:

  • winkeliers (inclusief webwinkels)
  • schoenmakers
  • kappers
  • marktkooplieden
  • glazenwassers
  • wasserijen
  • fietsenmakers
  • horecabedrijven

Wanneer je langer dan 1 kalenderjaar ten minste 80% van je goederen of diensten aan particulieren levert, dan kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen om ook het kasstelsel toe te mogen passen. Je moet dit wel aan kunnen tonen.

Wil je van het kasstelsel naar het factuurstelsel overgaan? Dan moet je eerst een schriftelijk verzoek daartoe indienen bij de Belastingdienst. Je kunt je boekhouding en administratie niet zelf zomaar wisselen van het ene naar het andere stelsel.

Voordelen van het kasstelsel vs. het factuurstelsel

Voor kleine ondernemers is het kasstelsel voordelig omdat de BTW die je moet afdragen over je omzet pas in de aangifte meegenomen wordt over de periode waarin je ook daadwerkelijk het geld hebt ontvangen van je klant.

In het factuurstelsel zou je de BTW al af moeten dragen wanneer je de factuur uitgegeven hebt, zelfs wanneer je klant pas 2 maanden later betaalt. Je moet de BTW afdracht als het ware voorschieten en hierdoor heb je (totdat je klant betaalt) minder geld in je kas dan wanneer je het kasstelsel toe zou passen.

Voor kleine en startende ondernemers is het moeilijker om de af te dragen BTW voor te moeten schieten over inkomsten die nog niet binnen zijn. Daarvoor kan het kasstelsel een goede uitkomst bieden.

BTW aftrekken in het kasstelsel

De aftrekbare BTW oftewel voorbelasting over uitgaven die een ondernemer terug kan claimen van de Belastingdienst wordt wel volgens het factuurstelsel berekend. Dit betekent dat je de BTW al kunt aftrekken in de periode van de datum van je inkoopfactuur, ook al betaal je de factuur pas later.

Let er goed op dat je dit niet verward met de periode van de BTW op je eigen verkoopfacturen.

Het kasstelsel in Debitoor

In Debitoor kun je al je uitgaven en inkomsten koppelen aan je bankrekening. Zo wordt alles in je boekhouding geregistreerd op de datum dat de transacties op je bankrekening binnenkomen of uitgaan. De kans op foutjes in je boekhouding wordt hierdoor verminderd, en je zorgt er altijd voor dat je kas en boekhouding gelijk lopen.